设定新目标之前,我们应该先割舍什么?

译言2019-05-16 18:29:52

还记得你今年立下了什么新年计划吗?现在还有没有在执行计划?

如果答案是“没有”的话,你很可能是没有刻意地从日程表中把旧的活动移除,为新的活动腾出时间。大多数人正是落下了这个陷阱,所以才无法完成计划。



不除旧迎新,等于是试图把更多文件塞进一个已经塞爆了的抽屉,或者为了买更多东西而负债。你的计划也许还可以坚持一阵子,但是不久之后,你将会分身乏术。这个时候,如果要恢复可持续的生活方式(或者归档系统),你的工作就要重新整顿一番了。

你要暂停下来,考虑从日程表中除掉一些工作。这样做虽然要花时间,但是你不但不会再忙昏头,还能变得高效。下面几个策略,不仅能帮你简化日程安排,还能帮你腾出时间,完成新目标和计划。

重新评估所有工作任务


许多公司将工作和项目堆积起来,却不设定明确的优先级和时间需求。一年初始,正是清理日程表、重新评估工作内容和执行方法的最佳时机。



首先,你要针对目前手上的工作项目,问问自己几个问题:完成这个项目,是否还有意义?我是不是执行这个项目的适合人选?把这个项目移到另一个季度,会不会比较实际一些?


虽然你可能缺乏单方面做决定的权力(视你的职位而定),但是只要花些时间后退一步考虑大局,你至少会有机会与老板和团队讨论其他的可能性。完成项目的最快方法之一,就是决定不完成这个项目。

要是工作任务繁杂得让你难以评估,有一个方法可以帮助你,就是制作一个图表,把工作项目列举出来。比如,我在《The 3 Secrets to Effective Time Investment》一书中介绍了一种图表,图表的列标题分别为:活动名称、类型(固定或可变化)、时数(小时/月)、工作重要性、个人满意度、强制/可选、工作期限。你也可以根据你的情况,设计出类似的图表,用适当的列标题来评估你的工作任务,然后利用这些数据来决定什么工作最有价值,应该保留,什么工作最好放弃。



决定了要从日程表中移除哪些工作事项之后,你就要开始对具体工作做出改变了。在把工作项目取消掉、延迟掉或委托给别人之前,你可能要先花点时间寻求同意,但是在几周或几个月的期间里,你的日程表就会开始出现空档。

重新评估工作风格


评估了具体工作之后,你就要把注意力放在剩下工作的完成方法。减少会议次数,可以有效地帮助你腾出时间来专注于工作。你要考虑某些项目究竟需不需要举行会议,还要考虑会议的时长和频率。


举个例子:如果从每周举行一次为时60分钟的会议,减少到每两周举行一次为时45分钟的会议,每位与会者每个月就可以省下2.5个小时。如果再乘以会议的次数,你甚至可以省下几天的工作时间。



另一方面,如果你的员工在工作时间常常打扰你,“顺便”向你请教,你可以考虑刻意地安排特定时间,或者定期安排一对一会议,让员工在这些时段里向你发问。接着,你要另行指定一些时间段,把门关起。


我为一位客户进行时间管理指导,他说,大部分时间把门关住,也是个很有效的做法。这样做就会告诉人们,除非情况真的很紧急,否则不要进来。这样,你花在应付打扰者、恢复手头工作上的时间就会减少。



最后,你要想办法减少与通信技术互动的次数。只要减少使用电子邮件、社交媒体和其他沟通渠道的时间,你不仅可以大大增加可用在完成工作上的时间,还可以加快完成工作的速度。


就我而言,减少每天用在电子邮件上的时间,对我很有帮助。我只有大概每天一次检查社交媒体通知,而且会严格限制这些通知只出现在手机上。我也会刻意地避免采用所有的新技术。当你不在使用某项技术时,你就不必去检查它了。

有策略地添加新目标


一旦刻意地腾出了时间之后,你就可以有策略地加入自己想要参与的活动。你可以在一天之中找时间休息,并且不慌不忙地工作,也可以找时间执行一个你忽略了几个月的重要项目。又或者,你可以把工作时间缩短,这样你就用不着晚上再值班,可以去健身房锻炼、陪陪家人朋友了。



若要对新的活动说“要”,你就要对一些旧的活动说“不要”如果日程表中的活动正在浪费你的时间,你就要放弃其中一些活动,这样你的计划才可以有所进度。只要遵循上面的技巧,你就可以腾出时间,刻意地加入一些对你真正重要的活动。



——END——


原文标题:Before You Set New Goals, Think About What You’re Going to Stop Doing

原文链接:https://hbr.org/2018/02/before-you-set-new-goals-think-about-what-youre-going-to-stop-doing

译者:搬那度

来源:译言网(yeeyan.org)

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